Dokumentenchaos in der Cloud: Wie digitale Ordnung wirklich funktioniert

Cloud-Speicher wird oft als Lösung für digitale Ordnung verstanden. Dateien liegen nicht mehr nur auf einem einzelnen Computer, sondern sind von verschiedenen Geräten aus erreichbar. Mitarbeitende, Vereinsmitglieder oder Projektbeteiligte können Dokumente teilen, gemeinsam bearbeiten und schneller auf wichtige Informationen zugreifen. Das klingt nach Fortschritt. In der Praxis zeigt sich aber häufig ein anderes Bild: Die Cloud ist zwar vorhanden, aber die Ordnung fehlt. Dateien liegen doppelt vor, Ordner heißen unterschiedlich, Versionen sind unklar, wichtige Dokumente werden über E-Mail, Messenger und Cloud parallel verteilt. Nach kurzer Zeit entsteht nicht weniger Chaos, sondern nur ein digitaleres Chaos. Eine Cloud ist deshalb nicht automatisch eine gute Dokumentenstruktur. Sie ist zunächst nur ein Speicherort. Digitale Ordnung entsteht erst durch klare Regeln, nachvollziehbare Abläufe und …